AI Vergabeplattform

Die Autobahn GmbH hat pünktlich zum 01.01.2022 mit der Produktivsetzung der AI Vergabeplattform begonnen.

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Damit ist ein weiteres wesentliches Ziel der Autobahnreform erreicht. Der Prozess der Vergabe von Bau- und Ingenieurleistungen wird damit zukünftig bundesweit über alle Niederlassungen vereinheitlicht, digitalisiert und standardisiert. Dadurch werden sehr aufwendige und kleinteilige Arbeitsschritte papierlos in einer Software gebündelt.

Schritt für Schritt werden die Mitarbeitenden durch die einzelnen Phasen einer Vergabe geführt. 

  • Zusammenstellung der digitalen Vergabeunterlagen
  • Regelbasierte und rechtkonforme Auswahl der korrekten Form des Vergabeverfahrens und geführtes Ausfüllen der korrekten Vergabeformulare
  • Interner digitaler Freigabe-Workflow der Unterlagen vor Veröffentlichung
  • Veröffentlichung der Vergabe auf einer Internetplattform der Autobahn GmbH(https://vergabe.autobahn.de)
  • Sichere Kommunikation mit den Bietern direkt über die Plattform
  • Abgabe vollständig digitaler Angebote
  • Virtuelle Submission
  • Interner regelbasierter Genehmigungs-Workflow zum Zuschlag nach den Einkaufsrichtlinien
  • Vollständig digitale Auftragserteilung
  • Automatische und revisionssichere Erstellung einer digitalen Vergabeakte nebst Vergabevermerk
  • Übergabe der digitalen Vergabeakte nebst Vermerk auf das Enterprise Information Managementsystem

Mit dieser Umsetzung wird die Grundlage für eine digitale Fortführung eines Vertrages über die gesamte Laufzeit von Vergabe über Nachträge, Rechnungsbearbeitung bis zur digitalen Schlussrechnungsakte geschaffen.

Die Projektgruppe stieß auf ein engagiertes Forum von Mitarbeitenden aus den Vergabeabteilungen aller Niederlassungen, die gemeinsam über zwei Monate und darüber hinaus, auf der Test- und Entwicklungsplattform den AI Vergabemanager auf Herz und Nieren getestet haben und unter immensem persönlichem Einsatz viele Optimierungsvorschläge eingebracht haben. In enger Zusammenarbeit mit dem Leiter der Berliner Niederlassung der AI AG wurde versucht, so viele Vorschläge wie möglich direkt umzusetzen. Im Fokus stand dabei zunächst der Start zu Beginn des Jahres 2022.

Nicht alle Vorschläge konnten jedoch bereits zum 01.01.2022 umgesetzt werden, daher liegt noch viel Arbeit vor dem Projektteam. Im Verlauf des Jahres 2022 werden noch automatische Schnittstellen zu angrenzenden Systemen (iTWO und EIM) realisiert und weitere Optimierungsvorschläge umgesetzt. Idealerweise soll das Beste aus 16 verschiedenen Vergabestellen zusammengeführt und fortgeschrieben werden.

Der Nutzer hat die Möglichkeit, Vergabeunterlagen auf der Vergabe-Plattform, zu Übungszwecken einzureichen. Geben Sie dafür "Testausschreibung" in das Suchfeld ein. 

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