„8.000 offene GST-Anträge – das war der Stand nach 14 Tagen Autobahn GmbH“, erzählt Dr. Carsten Ahner, Geschäftsbereichsleiter Planung der Niederlassung Ost. Diese Anzahl galt es, mit gerade einmal neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die aus den drei Bundesländern übergegangen waren, zu bewältigen. Die NL Ost hatte als Erste Niederlassung die Herausforderung, die GST Aufgaben als Straßenbaulastträger und Straßenverkehrsbehörde zu 100 Prozent selbständig zu lösen. Keine leichte Aufgabe, zumal sich mit dem Wechsel zur Autobahn GmbH einiges änderte: „Die Transporte gehen durch unser ganzes Niederlassungsgebiet, beispielsweise über die A 4 auf die A 14, dann auf die A 9 und die A 2. Eine Tour wird dabei von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bearbeitet. Es ist also nicht mehr ein Bundesland, sondern es sind gleich drei. Dementsprechend musste man sich erst einmal mit den neuen Besonderheiten der anderen Länder auseinandersetzen. Außerdem waren der Arbeitgeber und die IT-Umgebung neu.“, berichtet Dr. Ahner.
Ein Antrag, viele Prüfungen
Das erklärt Michael Nowak, Teamleiter Großraum- und Schwertransporte: „Die Speditionen stellen ihren Antrag über das deutschlandweit eingesetzte Verfahrensmodul VEMAGS. Hier gibt der Antragssteller alle notwendigen Daten ein: Für welchen Zeitraum wird der Antrag gestellt? Welche Strecke wird gefahren? Wie lang/breit/hoch ist das Fahrzeug? Welche Achslasten und Achsabstände hat der Transport? Der bearbeitende Kollege kann sich aus diesem System den Antrag in das Verfahrenstool NOVALAST importieren, dort bearbeitet er den Antrag. Das Portal zeigt die gesamte Strecke des Großraum- und Schwertransportes an, der Bearbeiter arbeitet sich dabei händisch den beantragten Fahrtweg heraus, da dieser in VEMAGS nur verbal beschrieben ist. Dann werden die Bauwerke auf dem beantragten Fahrtweg mithilfe der Straßen- (TT-SIB) und Bauwerksdatenbank (SIB-BW) im Statikmodul „Sustralast“ auf Statik und Lichtraumprofil überprüft: Das System zeigt direkt an, wo es Schwierigkeiten mit den Abmessungen, den Baustellen oder nicht ausreichend tragfähigen Bauwerken, gibt.“ Abteilungsleiter Wilfried König ergänzt: „Durch die Kopplung mit der Straßendatenbank werden automatisch die richtigen Fahrtmöglichkeiten zum Beispiel an Auf- und Abfahrten gewählt.“
Durch das ebenfalls gekoppelte Baustellensystem SPERRINFOSYS werden zudem Baustelleninformationen tagesaktuell angezeigt, sodass Baustellen oder auch Sperrungen für den Antragszeitraum automatisch berücksichtigt werden. Je nachdem wie die Baustellen eingerichtet sind, wird entschieden, ob der Transport fahren kann. Dies ist abhängig von der maximal zulässigen Durchfahrtsbreite und beantragten Transportbreite, aber auch vom Transportgewicht beispielsweise bei Baustellen auf Brückenbauwerken – alles Informationen, die das Baustelleninformationssystem vermittelt.
In Zukunft soll es automatisiert laufen
Jede einzelne Baustelle wird momentan noch händisch überprüft, ein Zustand, der in Zukunft verändert werden soll: „Wir sind dabei, hier einen Automatismus einzufügen. An dieser Stelle ist die Zusammenarbeit mit den Verkehrsbehörden dringend erforderlich, denn diese sind für die akribische Pflege der Baustelleninformation zuständig. Da läuft gerade bereits ein intensiver Austausch, damit wir zukünftig verbesserte Datenstände haben. Die technischen Voraussetzungen für eine Automatisierung sind jedoch bereits vorhanden“, berichtet Wilfried König. Alle Informationen aus den Datenbanken schaffen die Grundlage für die zügige Bearbeitung von Großraum- und Schwertransporten. Nach der fachlichen Prüfung in NOVALAST werden die Auflagen für den Transport zurück in das Verfahrensportal VEMAGS exportiert und die Antragsbearbeitung abgeschlossen. Nach der abschließenden Freigabe erhalten die Anhörungs- bzw. die Erlaubnis- und Genehmigungsbehörden die Stellungnahme der Niederlassung Ost und stellen diese dem Antragssteller im Gesamtbescheid zur Verfügung.
Auf der Zielgeraden
8.000 Anträge und täglich kommen oft mehr als 500 weitere dazu, ein Zustand, der kaum zu bewältigen war. Doch Dr. Ahner und sein Team waren einfallsreich und habe es durch verschiedene Faktoren geschafft, den Anträgen Herr zu werden. Dazu gehörten u.a. die Gewinnung von wurden drei neue Kollegen aus den Autobahnmeistereien Dresden und Döbeln, die aus verschiedenen Gründen nicht mehr auf der Autobahn arbeiten konnten.
Mittlerweile konnte durch die Verbesserung der IT -Lösung, die Qualifikation der Kolleginnen und Kollegen und ihre engagierte Arbeit der Antragsstau der Anfangsmonate – insgesamt 1/3 des deutschlandweiten GST-Rückstandes – abgebaut und ein Vorlauf von über einem Monat bei der Antragsbearbeitung erzielt werden. Seit dem 01.01.2021 sind 66.000 GST-Anträge eingegangen, 65.500 sind bearbeitet (Stand 14.07.2021). Eine gewisse offene Anzahl an Aufträgen ist normal und notwendig, damit es zu keiner Doppelbearbeitung von Anträgen kommt, somit ist der Stand der Bearbeitungen mittlerweile tagesaktuell. Insgesamt also ein Service, der sich sehen lassen kann und durch den die Niederlassung Ost beim Thema GST in eine Vorreiterposition gekommen ist.
