ERPneu: Datenmigration abgeschlossen

Vereinheitlichte Prozesse, geringere Wartungskosten und ein einfaches Reporting – diese Vorteile bietet das autobahneigene SAP-System, ERPneu. Ein Großteil der Daten aus den Systemen der Auftragsverwaltungen und Niederlassungen konnte jetzt erfolgreich migriert werden.

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Dass es sich bei der Migration der Daten aus den jeweiligen Ländern und Niederlassungen um einen Prozess handelt, der ausgesprochen umfangreich ist, zeigt ein Blick auf die Zahlen: So wurden unter anderem insgesamt 55.905 Daten von kreditorischen Geschäftspartnern, 8.121 Bauprojekt-Daten und über 728.000 damit zusammenhängende Elemente migriert.

Das Ziel: Die Zusammenführung aller betriebswirtschaftlichen Daten im „ERPneu“, dem zentralen System der Autobahn GmbH. Wurden die Daten bisher dezentral und in unterschiedlichen Systemen verwaltet, wird es künftig möglich sein, eine zentrale und vereinfachte Geschäftssteuerung zu realisieren. Eine insgesamt verschlankte Systemlandschaft verspricht eine geringere Komplexität bei Arbeitsvorgängen und Wartungskosten. Kosten für Upgrades werden zusätzlich gesenkt und schnellere Reaktionen auf notwendige Änderungen (wie beispielsweise gesetzliche Vorgaben) sind dann umsetzbar.

Frank Kleemann, Geschäftsbereichsleiter ERP, sagt: „Mit dem neuen System bekommen wir die Möglichkeit, einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung der Reformziele zu leisten.  Wir werden alle betriebswirtschaftlichen Prozesse bundesweit standardisieren und gemeinsam weiterentwickeln.“  

Der Migration der Daten ging eine intensive Phase der Vorbereitung voraus. Bereits im Sommer 2019 wurde ein Konzept im Zuge der Gesamtkonzeption des ERP-Systems erstellt. Darauf aufbauend wurden die Umsetzungskonzepte für die eigentliche Migration erarbeitet und für jedes Migrationsobjekt laufend aktualisiert.

Auf dem Weg zur erfolgreichen Durchführung der Migration wurden zahlreiche Hürden genommen. So musste zunächst die Legitimation, die Daten sammeln zu dürfen, eingeholt werden. Zudem musste das neue System den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt werden, um einheitlich gestaltete Datensätze bilden zu können. Die je nach Bundesland unterschiedlichen Anzahlen an Quellsystemen und die Tatsache, dass einige Daten nur analog vorlagen, waren weitere Herausforderungen, die es zu meistern galt.

Ende November 2020 konnte im ersten von zwei Schritten die eigentliche Migration der Daten erfolgen. Seit Mitte Dezember 2020 steht das System ERPneu zunächst mit dem Fokus auf den Bereich Bestellungen und Kontrolle und Vervollständigung der Stammdaten zur Verfügung. Ein weiterer Schwerpunkt wird die Migration der Bau- und Ingenieurverträge aus dem iTWO ins SAP sein.

Ab Anfang 2021 soll das System vollständig zur Verfügung stehen. Der Fokus liegt dann auf der Rechnungsbearbeitung und Bezahlung sowie Bestellabwicklung inklusive Bestellanforderungen und Wareneingänge., Zu diesem Zeitpunkt werden dann auch die verbliebenen Daten (offene Posten) migriert. Dann profitieren unter anderem Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung, dem Controlling oder Beschäftigte aus dem Einkauf vom neuen, einheitlichen SAP-System der Autobahn GmbH.

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