Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (w/m/d)

Als Assistenz (w/m/d) der Geschäftsbereichsleitung Betrieb und Verkehr unterstützen Sie die Leitungsebene in organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Belangen und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf bei. Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Eigenständige Organisation des Geschäftsbereichsbüros einschließlich Postbearbeitung, Termin- und Kalenderführung sowie professionelle Korrespondenz
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen, einschließlich Protokollführung und Reisekostenabrechnung
• Strukturierte Koordination von Telefonanfragen und interner Kommunikation auf Leitungsebene
• Sicherstellung einer effizienten Dokumentenverwaltung sowie Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken und Präsentationen
• Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Aufbereitung detaillierter Fachinformationen für die Leitung
• Erstellung von Kommunikations- und Präsentationsvorlagen sowie Abstimmung mit externen Beteiligten (z. B. Kommunen, Verbänden, Bürgerdialogen)

Das sollten Sie mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit nachweisbarer Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungs- oder Geschäftsführungsebene
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache (mindestens Niveau C1)
• Nachgewiesene organisatorische Kompetenz und hohe Eigenverantwortung bei der Steuerung komplexer Abläufe
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (insbesondere MS Office) und digitale Affinität im Bereich Dokumentenmanagement und Postbearbeitung
• Diskretion, Loyalität und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, Informationen adressatengerecht aufzubereiten und inhaltlich sicher weiterzugeben

Das wäre wünschenswert:

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder Bereichsleitung
• Kenntnisse im öffentlichen Sektor oder in der Zusammenarbeit mit Behörden, Verbänden und politischen Gremien
• Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und professioneller Protokollführung
• Weiterbildung im Bereich Projekt- oder Veranstaltungsmanagement

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
• Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise
• Freude an der Arbeit im Team
• Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft
• Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Strategisches, wirtschaftliches und ganzheitliches Denken und Handeln

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Entgeltgruppe: E8

Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal bis einschließlich 27.10.2025.

Gemeinsam Großes bewegen

Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.