Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung Hamm

Zur Unterstützung unseres Teams in der Außenstelle Hamm suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung Hamm.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine. Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll
• Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher
• Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor
• Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich
• Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten‑ und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation
• Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen

Das wäre wünschenswert:

• SAP‑Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung
• Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen
• Kenntnisse im Veranstaltungs‑ oder Sitzungsmanagement

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz

• Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise

• Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft

• Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Entgeltgruppe: E8

Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Bei der ausgeschriebenen Position handelt es sich um eine solche in einem sensiblen (ggf. korruptionsgefährdeten) Arbeitsbereich. Die konkreten Maßnahmen zur Überprüfung der Zuverlässigkeit können in der unten aufgeführten Datenschutzinformation nachgelesen werden.

Gemeinsam Großes bewegen

Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.

Die Details zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten sowie zu Ihren Rechten gemäß DSGVO finden Sie unter diesem Link.