Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (w/m/d)

Zur Unterstützung unseres Teams in der Abteilung Betriebsdienst suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (w/m/d).

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Assistenz & Organisation: Effiziente Büroorganisation, digitale Postbearbeitung sowie strukturierte Korrespondenz für die Geschäftsbereichsleitung
• Termin- & Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Terminen inkl. Protokollführung
• Kommunikationsschnittstelle: Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen sowie souveräne Steuerung des Informationsflusses
• Recherche & Aufbereitung: Selbstständige Informationsrecherche und adressatengerechte Aufbereitung für Präsentationen, Entscheidungen und Gremien
• Prozess- & Datenmanagement: Strukturierung und Optimierung administrativer Abläufe sowie Pflege und Qualitätssicherung von Fach- und Geodaten
• Beschaffung & Reisemanagement: Unterstützung bei Ausschreibungen, Angebotsvergleichen, Abrechnung sowie Organisation von Dienstreisen

Das sollten Sie mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse oder vergleichbar oder ähnliche bzw. durch berufliche Erfahrung erworbene, gleichwertige Eignung
• Einschlägige Erfahrung in der Assistenz oder Sachbearbeitung, idealerweise in einer technischen Verwaltung oder einem infrastrukturellen Umfeld
• Sicherer Umgang mit komplexen Datenbanken und Fachanwendungen
• Fundierte Kenntnisse in moderner Büroorganisation, digitaler Aktenführung und Terminmanagement
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office: Word, Excel (Auswertungen) und PowerPoint (Erstellung von Präsentationsentwürfen)

Das wäre wünschenswert:

• Anwenderkenntnisse in Geoinformationssystemen (vorzugsweise TIM-GeO)
• Grundkenntnisse im Vergaberecht (z. B. UVgO) zur Vorbereitung von Angebotseinholungen
• Grundkenntnisse in der rechnerischen und sachlichen Prüfung von Reisekostenabrechnungen

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Entgeltgruppe: E8

Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal bis einschließlich 17.07.2026.

Gemeinsam Großes bewegen

Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.

Die Details zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten sowie zu Ihren Rechten gemäß DSGVO finden Sie unter diesem Link.